Cédula de Observaciones de Auditoría
La cédula de observaciones de auditoria es un documento que forma parte de la cédula auditoría. junto con las cédulas analíticas o las cédulas sumarias.
Vamos a ver que es, en qué consiste, qué contiene y cómo hacerlo.
Dentro de las cédulas de auditoría también están estos otros dos tipos:
¿Qué es una cédula de observaciones?
La cédula de observaciones es el documento de la auditoría en el que se reunen aquellas observaciones del auditor. Este documento servirá para que los responsables de cada área puedan ver qué problemas hay o que mejoras se pueden realizar.
Con esta cédula de observaciones se conseguirá ver que acciones se necesitan cumplir y se compromete una fecha para ello.
En esta cédula de observación podremos ver diferentes apartados que detallamos a continuación.
Qué contiene una cédula de observaciones
La cédula de observaciones contiene los siguiente:
- Observaciones del auditor
- Recomendaciones para la correción o mejora de esas observaciones y acciones a llevar a cabo para lograrlo
- Fecha de compromiso de los responsables de cada área para cumplir con esos objetivos
- Fecha de la observación
Uno de los apartados más importantes de esta cédula de observaciones es donde los responsables del área auditada registran la fecha a la que se comprometen a atender esas recomendaciones hechas y las acciones que se llevarán a cabo para cumplirlas.
En este documento encontraremos otros datos como:
- Ente auditado
- Área auditada
- Sector
- Clave de la entidad
- Número de revisión
- Firma y fecha
En este mismo documento se debe de anotar el nombre y cargo de los servidores públicos responsables del área u operación donde se realizaron esas observaciones, con las respectivas firmas.
Cómo redactar las observaciones de una auditoría
Para redactar las observaciones de una auditoría, tanto el controlador como los auditores han de comentar las observaciones realizadas con los responsables del área auditada y de la operación revisada. Esto ha de hacerse hasta dos días antes de la presentación formal de la auditoría.
En esta reunión podrán verse otros elementos que confirmen la irregularidad observada y las causas que las han provocado. De esta manera se tiene mayor confianza en lo detallado en la cédula de observaciones de auditoría siendo esta mucho más sólida.
También se concertará las recomendaciones con los servidores públicos, donde se incluirán aquellas acciones con las que poder solucionar el problema que está ocasionando esas irregularidades.
Si algunas de las irregularidades observadas conlleva responsabilidad o daño patrimonial, el auditor ha de informar al contralor. En este caso, debe de anexar la documentación que lo sustente, así como elaborar el informe correspondiente.
A la hora de redactar las cédulas de observaciones, se deben de tener en cuenta los siguientes puntos:
- Definir los problemas y desviaciones observados
- Identificar las causas de estos
- Señalar cuales serían las repercusiones de los problemas observados a corto y medio plazo, incluso en procesos o unidades responsables interrelacionadas con el aspecto auditado
- Realizar las recomendaciones oportunas con el área auditada para poder solucionar esas irregularidades en un tiempo razonables y evitar la posible incidencia en otras unidades relacionadas con el área o el proceso auditado
Todo este proceso se realiza con el objetivo de que cada una de las recomendaciones puedan incidir favorablemente en la mejora tanto de actividades como de operaciones, además de eliminar la recurrencia de las desviaciones.
Ejemplo de cédula de observaciones
Aquí le mostramos varios ejemplos gráficos de como sería una cédula de observaciones de una auditoría.
